05.01.02.15 (Nordrhein-Westfalen) Durchführen von Assistenz-/Sekretariatsaufgaben (Leitungsassistent/-in)
- Laufende Nr
- 189
- SYS_1
- 05
- SYS_2
- 05.01
- SYS_3
- 05.01.02
- SYS_4
- 05.01.02.15
- ORGEINHEIT
- Verwaltungs- und Sekretariatsdienste
- UNB
- Dienstleistungen
- AUFGFAM
- Sekretariatsaufgaben
- ERAAA
- Durchführen von Assistenz-/Sekretariatsaufgaben (Leitungsassistent/-in)
- Tarifgebiet
- Nordrhein-Westfalen
- BAY
- BER
- BRB
- BW
- Mitte
- NRW
- EG 13
- NS
- NV
- SAC
- SAH
EA
Teilaufgaben
Ausführliche Beschreibung
Ausführen von Assistenzaufgaben
Koordinierend an Aufgaben des Bereiches im Auftrag des Vorgesetzten mitwirken und Zuarbeit der entsprechenden Stellen sowohl extern/intern veranlassen. Umfangreiche Recherchen (z.B. Umfragen, Benchmarks) selbständig durchführen, bewerten, aufbereiten und Entscheidung vorbereiten.
Kommunikationsaufgaben
Erfassen von Geschäftsvorgängen. Beschaffen von Informationen und Erteilen von Auskünften von/gegenüber Behörden, Banken, Instituten sowie anderen Standorten.
Durchführen der Plankostenrechnung und Überwachung der Kosten
Budget-/Ergebnisplanungen für einen der Leitung zugeordneten Bereich durchführen, dazu Planzahlen kostenmäßig bewerten. Abweichungen prüfen, analysieren und abstimmen, Kostensenkungsmaßnahmen vorschlagen und im Rahmen der Aufgabe realisieren. Kennzahlen zur betriebswirtschaftlichen Beurteilung erstellen, Entwicklungen beurteilen und kommentieren. Über die Entwicklung der Kosten regelmäßig berichten und Abweichungen klären. Laufende Änderungen gegenüber der Planung berücksichtigen durch Hochrechnung der Kosten bzw. durch Schätzen nach Erfahrungswerten. Bei Umstrukturierungen und Verlagerungen Veränderungen in der Kostenstruktur neu abbilden und abstimmen.
Erledigen von Korrespondenz
Erstellen von Unterlagen für Präsentationen, Vorträgen usw.. Führen von Telefonaten und Konversation in eine Fremdsprache. Übersetzen von Fließtexten aus/in eine(r) fremde(n) Sprachen.
Planen und Überwachen
von Terminen
Termine mit Geschäftspartnern abstimmen und festlegen, Tagungen, Reisen und Besuchsprogramme im In- und Ausland planen, organisieren und abrechnen.
BBG
| Stufe | Punkte | ||
|---|---|---|---|
| 1.1. | Arbeitskenntnisse | ||
| 1.2. | Fachkenntnisse Wegen Ausführung der Verwaltungsaufgaben unter Anwendung der aufgabenspezifischen Kommunikations- und Verwaltungsinstrumente einschlägige Fachhochschulausbildung, z.B. als Diplomkaufmann/-frau erforderlich. | 11 | 94 |
| 1.3. | Berufserfahrungen Für die Beherrschung der betrieblichen Plankostenrechnung und Überwachung der Kosten wegen Fachkenntnisse-Stufe 11 bis zu drei Jahre ausreichend. | 1 | 6 |
| 2. | Handlungs- und Entscheidungsspielraum Die Wahrnehmung der Assistenz- und die Organisation der Sekretariatsaufgaben erfolgt nach bestimmten Organisationsprinzipien. Das gilt auch für die Kostenbetrachtungen. In der Umsetzung besteht ein größerer Spielraum. | 3 | 18 |
| 3. | Kooperation Insbesondere das Ausführen der Assistenzaufgaben sowie das Erledigen der Korrespondenz erfordern regelmäßige Kommunkation, Zusammenarbeit und Abstimmungen (= fremdbestimmte Kooperation nach Vorgaben). | 4 | 15 |
| 4. | Mitarbeiterführung Kein Führen erforderlich. | 1 | 0 |
| Punkte Gesamt | 133 |